Verwaltungsbeschäftigte*r im Vorzimmer der Amtsleitung der Kämmerei (m/w/d)

Veröffentlicht: 02.01.2024

Arbeitsort: 50667 Koeln

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Arbeitgeber

Stadt Köln

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Veröffentlicht: 02.01.2024

Arbeitsort: 50667 Koeln

Ihr Profil

Vorausgesetzt wird:

Formale Voraussetzung für dieses Aufgabengebiet ist:

eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder

eine verwaltungsnahe Ausbildung

Alternativ wird ein Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Verbindung mit langjähriger Sekretariatserfahrung innerhalb der letzten 15 Jahre vorausgesetzt. Bei Beamt*innen wird die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals mittlerer Dienst) vorausgesetzt.

Was uns ebenfalls wichtig ist:

Sie ...

verfügen über mehrjährige Erfahrung in einem Vorzimmer, Sekretariat oder Geschäftszimmer

besitzen Organisations- und Verhandlungsgeschick

zeichnen sich durch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie Eigeninitiative aus und arbeiten insbesondere selbstständig

sind individuell belastbar, verhandeln konstruktiv, sachlich und setzen sich angemessen durch und bringen Lern- sowie Leistungsbereitschaft mit

arbeiten service- und dienstleistungsorientiert, sind teamorientiert und kommunikationsfähig

kommunizieren anschaulich sowie empfänger*innenorientiert und unterstützen gemeinsame Arbeit an Aufgaben

verfügen über Genderkompetenz und Diversitätsüberzeugung

Ihre Aufgaben

Sie ...

sind zuständig für die selbstständige Organisation des Vorzimmers und der Arbeitsabläufe, inklusive Kalenderführung und Terminplanung sowie Postbearbeitung

übernehmen die selbständige Erstellung von Korrespondenz, E-Mails, Berichten, amtsinternen Newslettern, Blogeinträgen, Aktenvermerken, Verfügungen

beantworten Telefonanfragen et cetera

sind zuständig für das Bestellwesen

übernehmen die professionelle administrative Verwaltung aller Kontakte der Amtsleitung

organisieren sowie buchen Dienstreisen und rechnen diese ab

beschaffen Informationen (Internet, Presse et cetera), werten diese aus und verarbeiten sie

Wir bieten Ihnen

Sie werden Einblicke in alle Bereiche der Kämmerei bekommen. Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Sie Ihre Ideen von einer modernen und innovativen Büroorganisation einbringen und umsetzen können. Hierbei ist nicht entscheidend, ob Sie schon praktische Erfahrungen mit allen Möglichkeiten einer modernen, papierlosen Büroorganisation gesammelt haben, sondern dass Sie gerne Prozesse organisieren und sich zutrauen, bei uns Ideen zu entwickeln, wie wir unsere administrativen Arbeitsabläufe möglichst effizient und papierlos gestalten können.

Zusätzlich zum monatlichen Tabellenentgelt erhalten Sie bis zum 29. Februar 2024 monatlich einen Inflationsausgleich in Höhe von 220 Euro (netto, bei Vollzeitbeschäftigung, bei Teilzeitbeschäftigung prozentual anteilig). Ab dem 1. März 2024 steigt das monatliche Tabellenentgelt – vorbehaltlich der abschließenden Redaktionsverhandlungen – zwischen 8 und 16 Prozent, jedoch voraussichtlich mindestens um 340 Euro (brutto).

Die Eingruppierung erfolgt gemäß tariflicher Regelungen.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden beziehungsweise 41 Stunden. Die Beschäftigung ist in Teilzeit und Vollzeit möglich.

Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne mit individuellen und teamorientierten Fortbildungsaktivitäten im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse. Darüber hinaus bieten wir Ihnen nicht nur finanziell einen zukunftssicheren und vielseitigen Arbeitsplatz mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes an.

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