Mitarbeiter für das Fakultätssekretariat (m/w/d)

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten in einem spannenden, zukunftsorientierten Hochschulumfeld sowie Mitwirkungsmöglichkeiten in der akademischen Selbstverwaltung. Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung wird seitens der HAWK durch unterschiedliche interne und externe Angebote gefördert. Neben flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit der mobilen Arbeit bieten wir vermögenswirksame Leistungen, eine Jahressonderzahlung, 30 Tage Urlaub im Jahr und eine zusätzliche Altersvorsorge im Rahmen der VBL.

Die HAWK versteht sich als ein Ort der Chancenermöglichung. Daher wird auch von Seiten der Person, die die Stelle ausübt, ein gleichstellungsorientierter und vielfaltsfreundlicher Umgang im Kollegium und mit den Studierenden vorausgesetzt.

Die Stelle ermöglicht Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

Als vielfaltsfreundliche Hochschule wünschen wir uns ebenso Mitarbeitende, die unterschiedliche Lebenshintergründe mitbringen. Daher sind Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen besonders zur Bewerbung aufgefordert. Unsere Hochschule fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf unter anderem durch sehr flexible Arbeitszeitmodelle. Auf diesbezügliche Fragen geben Ihnen das Gleichstellungsbüro und der Personalrat gern Auskunft.

Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befä­higung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen teilen Sie bitte bereits in der Bewerbung mit, ob eine Schwerbehinderung/ Gleichstellung vorliegt.

• Funktion als Ansprechperson für interne und externe Anfragen, auch im Rahmen der Öffnungszeiten des Sekretariats
• Unterstützung bei Veranstaltungen, Raumbuchungen/-ausstattung sowie bei Lehrplanungsprozessen
• Übernahme aller administrativen Aufgaben des Sekretariats, einschließlich Büromanagement, Aktenführung, Erstellung von Urkunden und Terminkoordination
• Verantwortung für die interne Kommunikationsorganisation, Versand von Rundmails und Einladungen sowie Verwaltung der Unterlagen der Studiengänge
• Betreuung von Lehrbeauftragten und der Gasthörerschaft

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, zum*zur Kaufmann*frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Praktische Berufserfahrung in mindestens einem der genannten Tätigkeitsbereiche
• Routinierter Umgang mit den MS-Office-Programmen sowie mit modernen Kommunikationstechniken
• Organisationsgeschick mit strukturierter, präziser, vorausschauender Arbeitsweise sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Selbstständiges sowie lösungs- und serviceorientiertes Handeln
• Eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch, idealerweise Englischkenntnisse
• Teamfähigkeit, Diskretion und Motivation
• Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative